Nhằm tối tiết kiệm chi phí, giảm thiểu các thủ tục hành chính rườm rà cũng như bảo vệ doanh nghiệp trước những rủi ro do mất, hỏng hóa đơn cho doanh nghiệp. Chính phủ đã ra nghị quyết đổi mới đó là việc sử dụng hóa đơn điện tử, Tổng cục thuế cũng đã áp dụng và ngày càng đẩy mạnh triển khai hóa đơn điện tử tại các tổ chức, doanh nghiệp trên phạm vi cả nước. Nhưng đối với Doanh nghiệp, họ cần chuẩn bị những gì để chuyển đổi hoá đơn giấy sang hoá đơn điện tử? Cùng PHÚC DUY tìm hiểu vấn đề này nhé.

>>>>> Lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử tại Đắk Nông cho doanh nghiệp

1. Doanh nghiệp được lợi gì khi sử dụng hóa đơn điện tử?

   Chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử doanh nghiệp khắc phục được rất nhiều; những nhược điểm của hóa đơn giấy. Khi sử dụng hóa đơn giấy doanh nghiệp mất rất nhiều thời gian trong việc quản lý, bảo quản hóa đơn, tốn kém chi phí về in ấn… nhưng khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp có được rất nhiều những lợi ích như:

   • Tiết kiệm 90% chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ và bảo quản hóa đơn
   • Tối ưu thời gian làm việc cho kế toán và rút ngắn thời gian thu hồi công nơ
   • Không còn tình trạng mất, hỏng hóa đơn. Tăng độ tin cậy cho hóa đơn của doanh nghiệp
   • Tra cứu, quản trị toan diện tình hình sử dụng hóa đơn mọi lúc mọi nơi
   • Tự động lên báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn nhanh chóng, chĩnh xác

2. Điều kiện để doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử

   Điều kiện để Doanh nghiệp trên địa bàn khởi tạo hóa đơn điện tử được quy định tại Khoản 2, Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC. Cụ thể như sau:

   • Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng
   • Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin; thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng; bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử
   • Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định
   • Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật
   • Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
   • Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:

   – Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh; là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu

   – Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

   >>>>> Lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

3. Trình tự, thủ tục hủy hóa đơn tự in khi không sử dụng

   Đối tượng áp dụng: Hủy hóa đơn của tổ chức (doanh nghiệp, hợp tác xã…), hộ, cá nhân kinh doanh và trình tự thực hiện như sau:

   • Bước 1: Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh phải lập bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy.
   • Bước 2: Tổ chức kinh doanh phải thành lập Hội đồng hủy hóa đơn.

   Thành phần Hội đồng hủy hóa đơn:

   • Phải có đại diện lãnh đạo của tổ chức kinh doanh
   • Đại diện bộ phận kế toán của tổ chức kinh doanh.

   Lưu ý: Hộ, cá nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi hủy hóa đơn.

   • Bước 3: Ký biên bản hủy hóa đơn

   Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.

   Bộ hồ sơ đầy đủ để hủy hóa đơn tự in, bao gồm:

   • Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh
   • Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết các nội dung sau: Tên hóa đơn; Ký hiệu mẫu số hóa đơn; Ký hiệu hóa đơn; Số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục)
   • Biên bản hủy hóa đơn
   • Thông báo kết quả hủy hóa đơn (mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2019/TT-BTC) phải có các nội dung sau: Loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số; Lý do hủy; Ngày giờ hủy; Phương pháp hủy.

   Hồ sơ hủy hóa đơn được lưu tại tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Riêng thông báo kết quả hủy hóa đơn được lập thành 02 bản, 01 bản lưu, 01 bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn.

   Có 2 hình thức nộp Thông báo kết quả hủy hóa đơn:

   • Trực tiếp: Lập thành 2 bản, 1 bản lưu tại doanh nghiệp, 1 bản nộp cho cơ quan thuế
   • Nộp thuế qua mạng: Vào phần mềm HTKK thực hiện thông báo  kết quả hủy hóa đơn, kết xuất xml rồi nộp qua mạng (tương tự nộp tờ khai thuế GTGT).

4. Trình tự, thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

   Bước 1: Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

   

   Trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải ra quyết định; áp dụng hóa đơn điện tử gửi về cơ quan Thuế; theo Mẫu số 1 Phụ lục Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14-03-2011 của Bộ Tài Chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử hoá đơn điện tử.

   Bước 2: Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử

   Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ cá nhân kinh doanh khởi tạo hóa đơn điện tử phải tiến hành lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

   

   Bước 3: Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu

   Doanh nghiệp cần thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu; theo đúng định dạng gửi cho người mua đến cơ quan thuế qua cổng thông tin điện tử

   Lưu ý:

   Trong thời hạn 3 (ba) ngày làm việc kể từ khi nhận được đăng ký của doanh nghiệp; cơ quan thuế gửi Thông báo về việc chấp nhận hay không chấp nhận đăng ký; sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế tới địa chỉ mail của doanh nghiệp đã đăng ký.

   – Trường hợp thông báo phát hành hoá đơn điện tử được chấp nhận; Cơ quan thuế sẽ thông báo cho doanh nghiệp thông tin về tài khoản và mật khẩu đăng nhập trang thuế.

   – Trường hợp thông báo phát hành hóa đơn điện tử không chấp nhận; cơ quan thuế thông báo lý do không chấp thuận cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể điều chỉnh lại nội dung; theo hướng dẫn hỗ trợ của Cơ quan thuế thông qua hotline hoặc nhà cung cấp hóa đơn điện tử; cho doanh nghiệp.

   Sau khi nhận được thông báo chấp nhận về việc đăng ký sử dụng hóa đơn; có mã xác thực của cơ quan thuế, doanh nghiệp truy cập phần mềm Xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (T-VAN) thực hiện đăng nhập và đăng ký phát hành cho hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế. Sau khi đăng ký phát hành thành công, doanh nghiệp có thể phát hành ngay hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.

Xem thêm:https://phucduy.com/thanh-lap-doanh-nghiep/huong-dan-thu-tuc-dang-ky-doanh-nghiep-nam-2021-tai-binh-duong.html

Thành công của bạn chính là thành công của chúng tôi!

=====================

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ TƯ VẤN PHÚC DUY

 ☑️Địa chỉ: Tổ 9B, Khu phố 2, Thị trấn Chơn Thành, Huyện Chơn Thành, Tỉnh Bình Phước.
 ☎️Số điện thoại: (0271)2243999
 📲Hotline: 0335 36 68 68 (Mr. Sơn)
 📧Email: tuvanphucduybp@gmail.com

🌎Web: phucduy.net