Cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào kế toán sử dụng tại Bình Dương

Quản lý – lưu trữ – tra cứu hóa đơn điện tử đầu vào là một trở ngại lớn của các kế toán hiện nay. Nếu như trước đó kế toán chỉ phải quản lý hóa đơn giấy nhận từ nhà cung cấp thì giờ đây kế toán phải quản lý hóa đơn điện tử đầu vào từ rất nhiều nguồn: email, zalo, google drive, excel, phần mềm kế toán. Điều đó khiến dữ liệu hóa đơn thiếu nhất quán, khó khăn trong việc tra cứu hóa đơn, sai sót và mất thời gian nhập liệu thủ công. Cùng PHÚC DUY tìm hiểu cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào kế toán sử dụng tại Bình Dương.

>>>>> Những quy định, lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử

1. Tạo một Email mới để nhận hóa đơn điện tử đầu vào

   Việc tạo 1 email mới chỉ để nhận và lưu trữ hóa đơn đầu vào nhằm phục vụ việc mua bán dịch vụ và hàng hóa có những ưu điểm và hạn chế sau:

   Ưu điểm:

   • Tránh được việc bị nhầm lẫn với các email khác của công ty;
   • Do được quản lý riêng biệt nên kế toán mới có thể theo dõi dữ liệu chính xác và đơn giản hơn.

   Hạn chế:

   • Việc tạo mail riêng để nhận và lưu trữ hóa đơn đầu vào là không chuyên nghiệp và thiếu mất sự tin tưởng. Bởi vậy mà nhà cung cấp có thể sẽ yêu cầu bạn xác nhận email nhiều lần để chứng thực.
   • Có nguy cơ bị mất dữ liệu khi tài khoản email bị khóa. Khi kế toán thôi việc ở đơn vị đó sẽ phải sao lưu dữ liệu sang tài khoản email mới.
   • Do kế toán vẫn phải hạch toán thủ công lên phần mềm kế toán, chính vì vậy có thể xảy ra sai sót trong quá trình nhập liệu.

2. In giấy để lưu trữ sau khi nhận Email hóa đơn đầu vào

   Việc quản lý hóa đơn điện tử qua email gặp rất nhiều rủi ro, đặc biệt là nguy cơ bị mất dữ liệu. Đồng thời, việc kiểm tra và tra cứu hóa đơn làm mất nhiều thời gian. Do đó, việc lưu trữ hóa đơn đầu vào bằng cách in giấy ngay sau khi nhận được email và kẹp cùng với hợp đồng mua hàng là việc làm của nhiều kế toán lựa chọn, được lưu trữ ở hai dạng: email và chứng từ giấy.

   Ưu điểm:

   • Không cần phải tạo thêm email mới;
   • Khi quản lý hóa đơn bằng email thì không lo bị mất dữ liệu;

   Hạn chế:

   • Tốn kém thêm chi phí in ấn, giấy và lưu trữ;
   • Khó tra cứu và kiểm tra hóa đơn do phải quản lý nhiều mối;
   • Không có giải pháp để kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn;
   • Mất thời gian do kế toán phải hạch toán thủ công lên phần mềm kế toán;

3. Nhận Email hóa đơn đầu vào – lưu ảnh vào máy tính để theo dõi 

   Theo thói quen của nhiều kế toán mỗi khi nhận hóa đơn đầu vào qua email là kiểm tra hóa đơn các nội dung ngày lập, ngày ký, đơn giá, hóa đơn có dấu hiệu chỉnh sửa không sau đó tải về lưu vào một Folder đặt tên cho hóa đơn theo ngày, tháng, năm hóa đơn, tên nhà cung cấp, số hóa đơn. 

   Ưu điểm:

   Dễ thao tác phù hợp với các doanh nghiệp nghiệp quy mô siêu nhỏ ít phát sinh mua hàng hóa, dịch vụ sản xuất

   Hạn chế:

   • Không thể thao tác với nhiều hóa đơn cùng một lúc
   • Không lọc được tất cả hóa đơn theo cùng nhà cung cấp khi cần tra cứu
   • Kiểm tra hóa đơn đầu vào bằng mắt thường dễ sai sót
   • Nguy cơ mất dữ liệu khi máy tính lưu trữ gặp sự cố
   • Kế toán phải nhập liệu thủ công lên phần mềm kế toán
   • Quy trình rườm rà mất nhiều thời gian của kế toán

4. Nhận Email hóa đơn đầu vào rồi làm bảng kê trên Excel

   Một cách thông dụng để quản lý hóa đơn đầu vào nữa mà kế toán hay dùng là quản lý bằng Excel và được thực hiện như sau: sau khi nhận hóa đơn đầu vào bằng Email, kế toán thường nhập liệu thủ công lên bảng tính Excel để theo dõi và gắn đường link mã tra cứu đến hòm thư. Tiếp đến, kế toán sẽ nhập file Excel đó lên phần mềm kế toán và thực hiện kiểm tra, đối chiếu với hóa đơn gốc.

   Ưu điểm:

   • Phù hợp với những kế toán có thói quen dùng bảng tính excel;
   • Phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ do lượng dữ liệu cần nhập ít;

   Hạn chế:

   • Dễ sai sót. nhập thừa và thiếu hóa đơn do phải nhập thủ công từ mail vào bảng tính, từ bảng tính lên phần mềm kế toán;
   • Khó tra cứu hóa đơn gốc trên email và số liệu trên bảng tings;
   • Không kiểm tra được tính hợp lệ hóa đơn;
   • Tốn thời gian để kiểm tra và đối chiếu với thông tin gốc;
   • Do dữ liệu được lưu trữ ở nhiều nguồn nên sẽ khó đồng nhất;

5.  Sử dụng phần mềm quản lý và lưu trữ hóa đơn đầu vào

   Theo quy định của Tổng cục thuế:

   “Toàn bộ doanh nghiệp phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử để việc quản lý – kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh chính xác hơn cũng như tiết kiệm chi phí giấy, in ấn cho doanh nghiệp”.

   Vì vậy mà các phương pháp quản lý hóa đơn đầu vào thủ công đã không còn phù hợp.

   Giải pháp thay thế bằng phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào giúp kế toán giảm tối đa thời gian nhập liệu, đối chiếu, so sánh và kiểm tra hóa đơn bằng mắt thường. Với phần mềm này, kế toán chỉ cần nhận email hóa đơn đầu vào qua phần mềm. Sau đó phần mềm sẽ tự động kiểm tra các lỗi của hóa đơn; cũng như tình trạng hoạt động của nhà cung cấp và báo sai khi có lỗi. Cuối cùng, thông tin và số liệu trên hóa đơn sẽ được tự động nhập; hạch toán lên phần mềm kế toán mà không cần nhập tay hay nhập file excel như trước nữa.

   Ưu điểm:

   • Tiết kiệm thời gian so với phương pháp xử lý thủ công;
   • Giảm thiểu sai sót, rủi ro trong quá trình nhập liệu;
   • Tự động kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn đầu vào: thông tin doanh nghiệp, thông tin hóa đơn, chữ ký số,…
   • Đồng bộ dữ liệu trên phần mềm kế toán, quản lý tập trung tại một đầu mối duy nhất;
   • Dễ dàng tìm kiếm và tra cứu hóa đơn khi cần;

   Hạn chế:

   • Cần phải lựa chọn nhà cung cấp phần mềm uy tín với nền tảng tài chính – kế toán và đội ngũ chuyên môn hỗ trợ khi cần.

Xem thêm: https://phucduy.com/tin-tuc/thanh-lap-cong-ty-tron-goi-bao-gom-ho-so-thu-tuc.html

Thành công của bạn chính là thành công của chúng tôi!

=====================

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ TƯ VẤN PHÚC DUY

 ☑️Địa chỉ: Tổ 9B, Khu phố 2, Thị trấn Chơn Thành, Huyện Chơn Thành, Tỉnh Bình Phước.
 ☎️Số điện thoại: (0271)2243999
 📲Hotline: 0335 36 68 68 (Mr. Sơn)
 📧Email: tuvanphucduybp@gmail.com

🌎Web: phucduy.net